¿Qué conviene al Colegio Oficial de la Psicología de Madrid: digitalizarse o transformarse digitalmente?

Probablemente una de las palabras más de moda en la actualidad es digitalización. Según la Real Academia Española (RAE) «digitalizar es registrar datos en forma digital o convertir o codificar en números dígitos datos o información de carácter continuo como una imagen fotográfica, un documento o un libro». Es posible incluso diferenciar entre digitización y digitalización. El primer término ni siquiera está recogido en el diccionario, aunque se usa para describir procesos de pasar documentos analógicos a digitales, tal como recoge la definición de la RAE de digitalización.

Voy a poner dos ejemplos colegiales para diferenciar la digitización de la digitalización. El ejemplo de digitización sería el esfuerzo de poner en marcha una web con la historia de los cuarenta años del Colegio Oficial de la Psicología de Madrid (en adelante COP-M). Como toda la documentación de los primeros años (actas, informes, boletines, escritos, fotografías, etc.) estaba en formato analógico (papel o fotografías) se ha escaneado para poder incluirla en la web y que pueda ser consultada por cualquier colegiado a través de Internet.

El ejemplo de digitalización sería la celebración por primera vez de la Asamblea General Ordinaria el pasado 24/11/2020 en formato no presencial, a través de Internet, pero usando procedimientos muy parecidos a lo que habría sido la celebración de dicha Asamblea en el formato presencial habitual: intervenciones orales (imagen y voz), actividad síncrona (todo ocurre en un período temporal acotado de manera simultánea), votación electrónica al final de cada punto, en vez de levantar el brazo, etc.

Siguiendo el ejemplo anterior, la transformación digital consistiría en cambiar de manera significativa la manera de planificar, organizar y celebrar las Asambleas Generales Ordinarias de carácter anual:

• En lugar de una Asamblea Anual, podría haber dos: una a final de año para debatir y aprobar el plan de actividades y el presupuesto correspondiente al año siguiente, y otra en marzo o abril para aprobar la memoria, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias del año anterior.
• Las intervenciones orales serían sustituidas por mensajes escritos.
• La Asamblea se desarrollaría a lo largo de varios días: La Junta abriría un punto, colgando de la web los documentos correspondientes a dicho punto, y los colegiados tendrían varios días para pedir aclaraciones, criticar o apoyar en todo o en parte lo propuesto por la Junta. Esta también iría respondiendo a los mensajes de los colegiados, uno a uno o agrupándolos según los casos. Finalmente se cerraría el debate y se abriría el período de votación, que también podría abarcar varias horas,. para facilitar que el mayor número de colegiados pudiese ejercer su derecho al voto.
• Mientras que en la actualidad cuando algún colegiado interviene no sabemos nada de él, salvo su nombre y número de colegiado, en las intervenciones escritas debería ser posible acceder a la información disponible sobre dicho colegiado: fecha de incorporación, actividades realizadas en el COP, si ha sido miembro de Juntas de Gobierno, Secciones Profesionales, Grupos de Trabajo y Comisiones, así como información sobre sus actividades profesionales: en qué y donde trabaja, estudios y acreditaciones, publicaciones, etc.
• La elaboración de los planes de actividades y los presupuestos anuales podría ser más participativa. Debería abrirse un período para que los colegiados, a título individual o grupal (Secciones Profesionales, Grupos de Trabajo, Comisiones, etc.) pudieran hacer sus propuestas de actividades con el presupuesto correspondiente. Posteriormente, habría otro período para que los colegiados y la Junta pudieran criticar, apoyar o pedir aclaraciones o información complementaria.

Como se habrá observado la transformación digital va mucho más allá de la digitalización, ya que supone hacer cosas de manera diferente, mediante el uso de tecnologías digitales.

Tras esta introducción, creo que sería útil diferenciar entre la digitalización y la transformación digital de la gestión colegial y la gobernanza.

Digitalización y transformación digital de la gestión colegial

El  COP-M, celebra en este complicado año de 2020 su 40º Aniversario: de 1980 a 2001 como Delegación de Madrid del Colegio Oficial de Psicólogos, y de 2001 hasta la actualidad como Colegio con personalidad jurídica propia. Tenía 17.185 colegiados a 31/12/2019 y manejó un presupuesto de ingresos en 2019  de unos 4,5 millones de euros, procedente el 81% de las cuotas colegiales (COP-M, 2020).

Para hablar de la gestión colegial se puede:

• O bien describir la organización de la oficina: Servicio de documentación/Biblioteca; Comunicación y publicaciones; contabilidad y compras; formación; punto de información al colegiado y al ciudadano; servicio de empleo; secretaría; tecnologías de la información; institución de mediación; LIP-AI, etc.
• O bien presentar los servicios colegiales.

Como es lógico a cada servicio colegial se le puede asociar un determinado departamento o unidad de la oficina. Sin embargo, creo que se comprende mejor la gestión colegial si se describe en término de servicio. No pretendo ser exhaustivo, y quien esté interesado puede revisar el conjunto de la Memoria de Actividades de 2019, ya citada.

El COP-M tiene un elevado grado de digitalización, si bien este post no pretende realizar una auditoría del estado y calidad de dicha digitalización, dado que mi objetivo es ir más allá de la digitalización,  proceder a la transformación digital de la organización, si bien como es lógico llegar a ello supone que se ha alcanzado un grado completo de digitalización de los servicios colegiales.

El colegiado, además de poder acudir a la sede colegial o de realizar consultas telefónicas o por correo electrónico, tiene dos vías principales para realizar sus gestiones por vía electrónica: la web colegial, que además de una parte accesible a todo el público, tiene otra parte restringida a la que sólo se puede acceder con autenticación, y en la que los colegiados pueden efectuar una gran cantidad de trámites, y una app, en la que además de recibir notificaciones puede realizar trámites relacionados con la formación.

Todos los datos que presento a continuación proceden de la Memoria de Actividades de 2019 (COP-M, 2020).

Los ciudadanos además de surfear en la parte abierta de la web, pueden consultar el Directorio de Centros, Consultas y Servicios de Psicología, en el que hay 3.005 profesionales inscritos, habiéndose realizado 266 consultas en 2019. Adicionalmente, en el Punto de Atención al Colegiado y al Ciudadano, se atendieron 28.612 consultas, de ellas 24.538 telefónicas y 4.074 presenciales: 1.402 consultas correspondieron a ciudadanos que querían saber si un determinado profesional estaba colegiado o buscar a profesionales, etc.

La Asesoría Jurídica elaboró 3.823 respuestas, en función de las vías de consulta: 584 entrevistas personales; 2.045 consultas telefónicas y 1.194 escritos:  893 en respuesta a correos electrónicos y 301 respuestas complementarias a consultas presenciales o telefónicas.

En el área de Publicaciones el COP-M edita o coedita 13 revistas de carácter científico. En 2019 se publicaron 266 artículos en 39 números. Los colegiados pueden acceder y descargarse de manera gratuita los artículos que le interesen.

En Formación se realizaron 333 actividades formativas, de las que 240 de carácter gratuito, con 21.341 asistentes. De ellas. 35 acciones formativas con 3.188 inscritos fueron online.

El Servicio de Empleo organizó acciones formativas online de apoyo a la inserción laboral, gestionó 403 ofertas de empleo, y desarrolló acciones de orientación laboral en las que participaron 906 colegiados.

La Biblioteca ofreció la consulta y préstamo de libros y tests psicológicos. Por su parte, el Servicio de Documentación permitió realizar búsquedas documentales y acceder a artículos y publicaciones vía web, a través de Psicodoc.

El Área de Comunicación coordinó la presencia de 161 profesionales de la Psicología expertos en diversos temas en numerosos medios de comunicación (TV, Radio, Prensa, etc.). Por otra parte se encargó del canal Youtube del COP-M, subiendo 439 vídeos, así como de la presencia del COP-M en varias redes sociales: Facebook, Linkedin y Twiter.

Hasta aquí una panorámica resumida de en qué consiste la gestión colegial, y algunos datos referidos a la actividad colegial en 2019.

Disrupciones de la gestión colegial en 2020 debido a la pandemia del COVID-19

El Gobierno estableció el confinamiento domiciliario y el cierre de las actividades empresariales e institucionales no esenciales entre marzo y junio del presente año. Al no ser considerado actividad esencial, las oficinas del COP-M se cerraron y debieron continuar su actividad en modo virtual, en la medida de lo posible. Así el personal pasó a desempeñar sus funciones mediante teletrabajo, la actividades formativas programadas de tipo presencial se aplazaron, suspendieron o se reconvirtieron a la modalidad online.

En la Guía de la Psicología (abril, mayo, junio 2020) se recogía la siguiente noticia: «Se ha puesto a disposición de los colegiados el acceso gratuito a una plataforma para el ejercicio de la Telepsicología, que cumple con todos los requerimientos de seguridad y protección de datos que exige nuestra profesión. De esta forma los colegiados han podido dar continuidad a los tratamientos psicológicos que estaban realizando ante el cierre de los centros por el estado de alarma. Esta plataforma ha sido utilizada hasta la fecha por más de 2 200 colegiados de Madrid y se han contabilizado más de 4 200 horas de intervenciones por videoconferencia». 

Por tanto, el confinamiento domiciliario impulsó la transformación digital del COP-M: teletrabajo, teleformación, plataforma para la telepsicología.

Digitalización y transformación digital de la gobernanza en el COP-M

La gobernanza o gobierno corporativo de una corporación de derecho público como es el COP-M sería el conjunto de normas, principios y procedimientos que regulan la estructura y el funcionamiento de sus órganos de gobierno . En concreto, establecería las relaciones entre la junta de gobierno, la asamblea general, los colegiados y el resto de partes interesadas, tales como sus trabajadores, las instituciones públicas y la ciudadanía y estipula las reglas por las que se rige el proceso de toma de decisiones, de acuerdo con los estatutos colegiales.

Sobre la Asamblea General ya se ha comentado anteriormente la primera celebración de carácter virtual el pasado 24/11/2020. Entiendo que la Junta de Gobierno habrá celebrado sus reuniones por videoconferencia. Algo parecido supongo habrá pasado con las reuniones de la Comisión Deontológica, la Comisión de Recursos y la Oficina de Amparo al Colegiado.

Sin embargo, supongo que se habrán suspendido las posibles reuniones programadas durante el periodo de confinamiento de las distintas Secciones:

• Psicología Clínica, de la Salud y Psicoterapia. 399 miembros.
• Psicología Educativa. 328.
• Psicología Jurídica. 273.
• Psicología del Trabajo, Organizaciones y Recursos Humanos. 300.
• Psicología de la Intervención Social. 213.
• Psicología de la Actividad Física y del Deporte. 82.

Las cifras están extraídas de la Memoria (2019). Además hay 57 Grupos de Trabajo, con composición y actividad variables.

Según los Estatutos, deben celebrarse elecciones cada cuatro años. En principio, la Junta de Gobierno debería convocar las próximas elecciones el próximo mes de enero, y el proceso electoral se desarrollaría a la largo del primer cuatrimestre de 2021. Voy a señalar algunos aspectos del proceso electoral, tal como se recogen el artículo 54 de los Estatutos (Estatutos del COP-M, 2001) que deberían someterse a la transformación digital, desde mi punto de vista:

• La convocatoria se comunica a los colegiados mediante correo postal ordinario.
• El listado de colegiados electores será expuesto en la Secretaría del Colegio, durante 10 días naturales.
• El voto será presencial o por correo.
• Las candidaturas requieren el aval del 1% de los colegiados en alta (unos 1.700 colegiados en este momento).

En la medida en que todo lo anterior está establecido en los Estatutos, no dá tiempo a debatir posibles modificaciones y a aprobarlas antes de esta próxima convocatoria. Otra cosa será si para la fecha prevista para la votación estuviéramos en confinamiento domiciliario, o en confinamiento perimetral por ciudades o distritos sanitarios: que los colegiados que vivan en Móstoles, Leganés o Alcobendas, por ejemplo,  no pudieran acceder a Madrid capital.

¿Cómo elaborar un plan estratégico de transformación digital del COP-M?

Lógicamente, la Junta de Gobierno debería llevar el proyecto de elaboración  de dicho Plan en el plan de actividades anual que se aprueba en la Asamblea Ordinaria, conjuntamente con el presupuesto. Dicho proyecto debería incluir estos apartados, entre otros:

• La composición del Comité encargado de elaborar el Plan y de que se debata en profundidad por los colegiados, y el resto de los actores implicados. Creo que debería estar liderado por el Secretario de la Junta de Gobierno,  e integrado además por la persona responsable  del Departamento de Tecnologías de la Información, varios colegiados seleccionados entre los candidatos propuestos por las Secciones, Comisiones y Grupos de Trabajo; al menos algún estudiante, y algún profesor que posean el perfil adecuado; y finalmente también debería haber uno o más representantes de la ciudadanía, de la sociedad civil.
• El calendario. Éste debería contemplar varias etapas:
  • En primer lugar, se deberían encargar una serie de informes preparatorios sobre los que asentar el debate:
    • Un análisis comparativo de experiencias que otros Colegios de Psicólogos españoles, otros Colegios Profesionales de otras profesiones, otras Organizaciones de Psicólogos de otros países, u otras organizaciones similares a la nuestra puedan estar desarrollando ya.
    • Una auditoría del equipamiento digital del COP-M , y del grado de digitalización alcanzado en sus diversos procesos. Habría una segunda parte sobre tecnologías emergentes (Inteligencia Artificial, Big Data, Redes Sociales, etc.) y su incorporación a los servicios colegiales
    • Un estudio sobre el grado de uso de los colegiados de los diferentes procesos colegiales, y del grado de satisfacción con su actual modo de funcionamiento. También, una identificación de qué otros servicios que actualmente no están disponibles querrían que el Colegio pusiera en marcha. Todo ello teniendo en cuenta a través de qué aparatos acceden (teléfonos móviles, tabletas, ordenadores, etc.), así como del grado de competencia digital que manifiestan poseer.
    • Una encuesta entre estudiantes (Grado, Máster y Doctorado) sobre el grado de conocimiento y utilización del COP-M y de sus servicios, y de cuáles serían sus expectativas al respecto.
    • Por último, una encuesta poblacional, acerca de qué tipo de servicios esperarían del COP-M.
  • En segundo lugar, se debería proceder a solicitar al conjunto de los colegiados su parecer sobre  una serie de preguntas que el Comité elaboraría, a partir de su análisis del conjunto de los informes, para tenerlas en cuenta a la hora de redactar el Plan. Todos los informes se irían haciendo público,  para que los colegiados pudieran hacerse su composición de lugar.
  • En tercer lugar, el Comité elaboraría el Plan de Transformación Digital, y se abriría un período de debate, con sugerencias, preguntas, rechazos, etc.
  • Finalmente el Comité redactaría la versión final del Plan que se sometería a votación.
• Los objetivos del Plan para la Transformación Digital del COP.M

Hasta aquí mis reflexiones.

Referencias:

Colegio Oficial de la Psicología de Madrid (2020). Memoria de Actividades 2019. Recuperado  de https://www.copmadrid.org/web/publicaciones/memoria-anual

Guía de la Psicología (nº 412, 2020). Recuperado de  https://issuu.com/colegiooficialpsicologosmadrid/docs/gp2020040506

Resolución de 11 de septiembre de 2001, de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Presidencia y Hacienda, por la que se dispone la publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de los Estatutos del Colegio Oficial de Psicólogos de Madrid. Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, 225. Sección C) Otras Disposiciones, de 21 de septiembre de 2001, 21-38. http://www.bocm.es/boletin/CM_Boletin_BOCM/2001/09/21/22500.PDF